Με την αρχική δήλωση συμμετοχής, η ομάδα ορίζει και τις θέσεις των παικτών όπως θα μετέχουν στους αγώνες (1, 2 και 3), η οποία δεν μπορεί να αλλάξει κατά τη διάρκεια των αγώνων
Στο όνομά της κάθε ομάδας (που αποτελείται από αθλητές του ίδιου κράτους) πρέπει υποχρεωτικά να περιλαμβάνεται η πόλη προέλευσης και προαιρετικά το όνομα του χορηγού. Αν υπάρχουν περισσότερες ομάδες από την ίδια πόλη , θα πρέπει στη δήλωση συμμετοχής, να αναφέρουν αύξοντα αριθμό (πχ Αθήνα 1, Αθήνα 2, κλπ)
Οι ηλικιακές κατηγορίες των ομάδων που θα αγωνιστούν είναι οι καθιερωμένες και στα ατομικά πρωταθλήματα (40-49, 50-59, 60-64, 65-69, 70-74, 75-79, 80-84, 85 άνω), με μινιμουμ συμμετοχών ανά κατηγορία τις τέσσερις ομάδες. Βεβαίως, όπως ισχύει και στα διπλά των ατομικών διεθνών διοργανώσεων, υπάρχει η δυνατότητα συμμετοχής αθλητών από μεγαλύτερη ηλικιακή κατηγορία σε ομάδα που μετέχουν αθλητές μικρότερης ηλικιακής κατηγορίας, αλλά όχι το αντίστροφο (δηλ. μια ομάδα μπορεί να συμμετάσχει στην κατηγορία 40-49 ετών, έχοντας στη σύνθεσή της τουλάχιστον ένα αθλητή 40-49 ετών και δύο αθλητές 50-59 ετών ή μεγαλύτερους, αλλά όχι τρεις αθλητές 50-59 ετών. Η ίδια ομάδα δεν μπορεί να συμμετάσχει, εφόσον έχει τουλάχιστον ένα αθλητή ηλικίας 40-49 ετών, σε μεγαλύτερη ηλικιακή κατηγορία).
Το σύστημα διεξαγωγής των αγώνων είναι πρωτότυπο και ενδιαφέρον και δίνει τη δυνατότητα στους συμμετέχοντες να δώσουν αρκετούς αγώνες αφού προβλέπονται δύο φάσεις διεξαγωγής (όμιλοι και νοκ-άουτ) ενώ υπάρχει και τουρνουά «παρηγοριάς».
Για την ακρίβεια, στην αρχική φάση οι ομάδες κάθε ηλικιακής κατηγορίας χωρίζονται σε ομίλους των 3 ή 4 ομάδων, που αγωνίζονται όλες προς όλες και γίνονται υποχρεωτικά όλα τα επί μέρους παιχνίδια (με το σύστημα best of five). Δηλαδή αγωνίζονται ως εξής, σύμφωνα με τη θέση που έχουν δηλώσει τον κάθε αθλητή – αθλήτρια στην αρχική δήλωση συμμετοχής: Α3-Β3, Α1-Β1, Α2-Β2. Η νίκη με σκορ 3-0 δίνει 3 βαθμούς στη νικήτρια ομάδα και 0 βαθμούς στην ηττημένη και η νίκη με σκορ 2-1 δίνει 2 βαθμούς στη νικήτρια ομάδα και 1 βαθμό στην ηττημένη. Σε περίπτωση ισοβαθμίας υπολογίζονται αρχικά τα αποτελέσματα των αγώνων μεταξύ των ομάδων που ισοβάθμησαν και εν συνεχεία τα επί μέρους σετ και πόντοι.
Οι δύο πρώτες ομάδες κάθε ομίλου προκρίνονται στην τελική φάση της διοργάνωσης και αγωνίζονται, μετά από κλήρωση χιαστί (η πρώτη κάθε ομίλου με δεύτερη άλλου ομίλου) με το σύστημα νοκ άουτ μέχρι την τελική ανάδειξη της πρωταθλήτριας Ευρώπης. Οι τρίτες και τέταρτες ομάδες κάθε ομίλου αγωνίζονται με το ίδιο σύστημα στο τουρνουά «παρηγοριάς».
Στην τελική φάση των αγώνων αλλάζει όμως το σύστημα διεξαγωγής και εφαρμόζεται ό,τι ισχύει και στο ευρωπαϊκό πρωτάθλημα ομαδικού ανδρών - γυναικών. Δηλαδή, οι ομάδες αγωνίζονται ως εξής: Α1-Β2, Α2-Β1, Α3-Β3, Α1-Β1και Α2-Β2, μέχρι μια ομάδα να συμπληρώσει τις τρεις επί μέρους νίκες. Η διαφορά βέβαια είναι ότι οι θέσεις των αθλητών- αθλητριών είναι προκαθορισμένες με την αρχική δήλωση συμμετοχής και δεν υπάρχουν περιθώρια αυτοσχεδιασμών στο στήσιμο κάθε ομάδας.
Το παράβολο συμμετοχής είναι 190 ευρώ για κάθε ομάδα, αν η δήλωση υπoβληθεί μέχρι τις 2 Ιουλίου και 210 ευρώ ,αν υποβληθεί από 2-7 έως 2-8, καταληκτική ημερομηνία για την υποβολή των δηλώσεων συμμετοχής (για τα συνοδεύοντα πρόσωπα το σχετικό παράβολο είναι 45 ευρώ).
Θεωρούμε απαραίτητο να διευκρινίσουμε ότι οι δηλώσεις συμμετοχής θα υποβληθούν μέσω του Π.Ο.Φ.Επ.Α., μετά από έγκριση της Ε.Φ.Ο.Επ.Α., δεδομένου ότι αφορούν διεθνή διοργάνωση βετεράνων.
Ελπίζοντας να συγκροτηθούν αρκετές ομάδες, όσο το δυνατόν ισχυρότερες, ώστε να επαναληφθεί, σε επίπεδο βετεράνων, ο άθλος της Εθνικής Ανδρών στο Σβέσατ , το ΔΣ του Π.Ο.Φ.Επ.Α. εύχεται σε όσους συμμετάσχουν να ευχαριστηθούν το ταξίδι και τους αγώνες, το καλύτερο αποτέλεσμα και στους διοργανωτές Ισπανούς, κάθε επιτυχία στη διοργάνωση.
Για περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να επισκεφθείτε την ιστοσελίδα www.evtc2014.com